Bộ chứng từ xuất - nhập khẩu đầy đủ bao gồm những gì?
Trong hoạt động giao thương, xuất nhập khẩu hàng hóa với thị trường nước ngoài không thể thiếu bộ chứng từ xuất nhập khẩu, đây là điều mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để thuận lợi trong các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa với đối tác. Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu cần có bao gồm những gì, nếu bạn là người chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì hãy cùng Phát Đạt Transport tìm hiểu cụ thể trong bài viết sau đây.
Định nghĩa bộ chứng từ xuất nhập khẩu?
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là những giấy tờ cần thiết phải có để thực hiện hoạt động xuất khẩu hay nhập khẩu một lô hàng, đóng vai trò như hộ chiếu thông quan hàng hóa tại cảng hay cửa khẩu. Đó là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, điều khoản về vận chuyển, thủ tục hải quan, bảo hiểm và thanh toán làm cơ sở để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.
Đối với vận tải hàng hóa quốc tế có thể được thực hiện qua con đường chính ngạch hoặc tiểu ngạch. Vận chuyển theo hình thức tiểu ngạch sẽ không có chứng từ xuất nhập khẩu đi kèm. Còn đối với những kiện hàng, container hàng lớn xuất nhập khẩu thì được vận chuyển chính ngạch bằng đường biển. Các hàng hóa này cần làm thủ tục hải quan bắt buộc để chứng minh hàng hóa có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng.
Các chứng từ bắt buộc gồm những gì?
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…
-
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo với những thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán. Chính vì vậy trên hóa đơn này cần thể hiện rõ những nội dung như: Đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng của người hưởng lợi…
-
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện rõ cách thức đóng gói của lô hàng. Thông qua loại chứng từ này, người đọc có thể biết được lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…
-
Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên trên phương tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). So với vận đơn đường biển gốc, loại chứng từ này còn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.
-
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Là văn bản mà chủ hàng hoặc chủ phương tiện vận chuyển phải kê khai đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng hoặc phương tiện khi tiến hành xuất, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.
Chứng từ thường có
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần thanh toán, nhưng không phải để đòi tiền.
- Tín dụng thư (L/C): thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu, trong đó cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định, nếu người xuất khẩu xuất trình được bộ chứng từ hợp lệ.
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.
- Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của công việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.
Một số chứng từ khác cần chuẩn bị
- Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)
- Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis )
- Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
- Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)
- Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet)
Trên đây là những giải đáp cho câu hỏi Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những gì, hy vọng có thể cung cấp cho các doanh nghiệp và người làm xuất nhập khẩu những thông tin hữu ích. Nếu cần tư vấn về dịch vụ hải quan TPHCM, dich vụ vận chuyển hàng hóa đường biển vui lòng liên hệ Phát Đạt Transport để được hỗ trợ nhanh nhất.
